コラム

秘書代行サービスの業務内容とメリットとデメリットを詳しく解説

秘書

突然ですが、会社で電話対応をする時など人手が欲しいなと思った事はありませんか?

小規模で会社を経営している場合、会社で電話対応をする人がいないという事があるかもしれません。

秘書代行サービスを使ってみたいけど、具体的にどんなサービスなのか知りたい、メリットやデメリットが知りたいという方向けに秘書代行サービスの業務内容、メリットやデメリットについて詳しくお話ししたいと思います。

すでに秘書代行サービスに関して詳しい方は自分の知識があっているかどうか確認するつもりで読んでみて下さい。

まずは、意外と知られていない、電話代行サービスと秘書代行サービスの違いについて詳し解説します。

電話代行サービスと秘書代行サービスの違いとは?

秘書代行と電話代行というサービスが日本にはあります。

2つの業務内容は、とても似ていて大きな違いはあまりありません。

通常の秘書の業務は、スケジュールを調整したり、会社に来たお客さんの対応をしたり、必要な書類を作成したり、電話対応したりします。

秘書代行サービスでは、電話対応がメインの業務となります。

ちなみに秘書代行サービスができたきっかけは、1950年に自分の会社で電話を持つ企業が増え、電話を転送する装置を売っている会社が事業拡大するために秘書代行(電話対応)サービスをスタートしました。

それがきっかけで秘書代行サービスで事業展開する会社が増えています。

秘書代行サービスの業務内容

会社にかかってきた電話に出るだけで良いというイメージがありますが、以下のような様々な業務があります。

会社によって詳しい業務内容は違うため一概には言えませんが参考にしてみて下さい。

  1. 会社の電話窓口として契約者様の電話対応業務
  2. 契約者様がいなかった時の電話対応業務
  3. 求人募集関係や商品受付けなどの受付け対応業務
  4. 契約者様の電話対応を円滑にするための情報収集や更新業務
  5. 新人の場合は、研修を受ける
  6. ベテランの場合は、新人秘書への教育業務
  7. 秘書代行機能の把握をしたり、操作方法を覚える
  8. 契約者様へのお知らせの発送などの細かい雑用業務

秘書代行サービスのメリットとデメリット

メリット1:安心感がある

会社の電話対応1つでお客さんに与える会社のイメージが変わります。

そのイメージを最大限良くするためにも、良い電話対応を心がける必要があります。

そのため、ある程度費用がかかっても秘書代行サービスを活用するのがおすすめです。

どういった言葉遣いが良いか、言ってはいけない言葉、電話を転送する時の注意点など事前にしっかりと打ち合わせをしてからサービス提供をしてくれるため安心感があります。

メリット2:コスト削減ができる

人を1人雇うとなると10万以上費用がかかりますが、秘書代行サービスの場合、安いところだと1ヶ月で5000円から10000円程度で依頼できます。

料金形態は、定額制のところや成功報酬制のところがあります。

人を雇った時の新人研修などもする必要がないため時間を他の事に有効活用できます。

会社に社員が常にいるときは、サービスを一時的に中断できたりするので、必要な時だけ依頼する事もできます。

デメリット1:常連のお客さんから電話がかかってきた時に話が噛み合わない

秘書代行サービスでは電話対応などはしっかりとしてもらえますが、会社内の詳しい情報など知らない事が多いため、常連のお客さんから電話がかかってきた時に話が噛み合わず、そういった事が会社に対する不信感に繋がる可能性があるので注意が必要です。

常連のお客様から電話がかかってきた場合は、親しい担当者から折り返すなどの対応を事前に秘書代行会社にお願いすると良いです。

デメリット2:クレームの電話に迅速に対応できない

クレームの電話がくる事を事前に予測する事はとても難しいです。

万が一実際にクレームの電話がかかってきてしまった場合、会社の内情など状況を詳しく理解できていないため、余計に怒らせてしまう事もあるかもしれません。

そういった事にならないように事前にクレーム電話が来た時の対応方法を決めておくと安心です。

上記のように秘書代行サービスのデメリットはありますが、ある程度事前に電話の内容が想定できる場合は、電話対応マニュアルなど作成しておくと代行サービスを使う時にスムーズに依頼できます。

まとめ

今回は、主に秘書代行の業務内容やメリットデメリットについてお話ししました。

秘書代行の業務内容やメリットデメリットについて知りたかった方には参考になる内容が多かったのではないでしょうか。

電話代行サービスと秘書代行サービスは、ほとんど業務内容が変わらないですが、電話代行サービスをグレードアップしたものが秘書代行サービスと考えると分かりやすいかもしれません。

代行サービスを使う事で人件費など安く済ませる事ができたりしますので、会社の状況によってサービスを使うかどうか決める事をおすすめします。

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