コラム

電話代行サービスとは?メリットやデメリットも合わせて紹介

電話代行サービス

少ない人数で会社を経営していると会社の電話に全て出るのが難しい事もあります。

たまたま出れなかった電話が新規のお客さんからの電話だった場合、売上に繋がるお客さんを逃してしまうなんて事もあるかもしれません。

社員の代わりに会社の電話を受けてくれるサービスないかな?と探している方向けに「電話代行サービスのメリットとデメリット」について詳しくお話ししたいと思います。

電話代行サービスのメリットとデメリットについてすでに詳しい方は、改めて確認するつもりで読んでみてください。

まずは、電話代行サービスとは何なのかをわかりやすく解説します。

 電話代行サービスとは?

電話代行サービスとは名前の通り、企業や個人事業主にかかってきた電話を代理のオペレーターが代わりに出てくれて電話の内容を詳しくメールなどで報告してくれるサービスです。

かかってきた電話に出てくれる以外にも取引先からの問い合わせの対応や営業電話も代行してくれます。

電話代行サービスを使うメリット

コストを削減できる

電話に出る時間がなく電話対応のために誰かを雇おうとする人件費がかかったり、過去に電話対応経験があったとしても、会社によって電話対応の内容などが変わるので、電話対応を問題なくできるようにするために指導する必要があります。

電話代行サービスを使う事で、人件費を安く済ませる事ができますし、電話代行サービスを使っていても会社の電話番号を変える必要がないので、さまざまな手間がなくなります。

クレーム対応も代行してもらうことができる

自社でクレーム対応をすると、自社スタッフに負担をかけてしまったり、クレーム対応になれておらず、逆にお客さまの感情を逆なでしてしまうかもしれません。

しかし、プロにクレーム対応を任せる事で、クレームをビジネスチャンスに変えることができます。

クレーム代行サービスのコストと選び方

時間が有効に使える

会社で書類を作っていたり、会議をしている時に電話がかかってくると書類作りや会議を中断しなければなりません。

電話代行サービスを使う事で、本来やらなければならない業務が進むので、時間が有効に使えます。

大事な要件を聞き逃さない

電話対応をするために人を雇っている場合は良いですが、そういった方がいない場合、電話代行サービスを使うことで新規のお客さんからの問い合わせや急ぎの要件の電話など聞き逃さずに済みます。

電話対応が良いとイメージがさらに良くなる

電話代行サービスを使う事で、電話対応のプロであるオペレーターが対応してくれるため、いつ電話をかけても不快にならない対応をしてくれるという安心感を与える事ができます。

基本的に電話代行サービスは、電話がかかってくるとすぐに依頼者や特定の担当者に連絡がいく仕組みです。

電話の内容を電話で伝えてくれる事もありますが、電話代行サービス会社によっては、メールで電話の内容を伝えてくれたりする場合もあります。

商品説明など専門的な内容も対応可能

新規のお客さんから商品について問い合わせ連絡がきた場合、商品説明も代わりにしてくれるため、自社サービスを展開している企業でも電話代行サービスを使いやすいです。

一時的に電話代行サービスを中断できる

1日のスケジュールによっては、会社に社員がずっといる事もあります。

そんな時は、一時的に代行サービスを中断する事ができます。

中断する事で費用が安くすむので、状況に合わせて上手に電話代行サービスを活用しましょう。

 電話代行サービスを使うデメリット

知識不足の場合がある

事前にしっかりと打ち合わせしていた場合でも、社員の方と同じくらいの知識で話したり、柔軟な対応ができない事があります。

電話でトラブルがあったり、商品に関する専門的な質問などがあった場合、どのように対応してももらうのか事前に決めておく必要があります。

情報の管理をする必要がある

お問い合わせ対応などお願いする場合、社内で取り扱っている商品やサービスなどの情報をオペレーターに伝える必要があります。

業務とは関係のない所で、社内情報など漏れたりしないかどうか事前に契約内容や管理体制などチェックする必要があります。

業務内容に合わせて料金形態を選ぶ必要がある

電話代行サービスの料金形態は主に2種類あります。

定額制と成果報酬制です。

業務内容に合わせて、料金形態を選ぶと費用が安く済むのでおすすめです。

お客さんとのスケジュール調整が難しい

電話でお客さんがスケジュールを変更したいと言ってきた場合、会社の担当者が直接電話対応している訳ではないため、すぐにスケジュール調整する事ができず、担当者に確認してから折り返し電話するという状況になります。

そうなるとお客さんを待たせてしまい、お客さんが離れてしまう事があるので注意が必要です。

秘書代行サービスの業務内容とメリットとデメリットを詳しく解説

 まとめ

今回は、主に電話代行サービスのメリットとデメリットについてお話ししました。

電話代行サービスのメリットとデメリットについて知りたかった方には参考になる内容が多かったのではないでしょうか。

電話代行サービスを使う事で、会社にかかってきた電話を全て受けれるため、新規のお客さんを逃したりするのを防げますし、電話のプロであるオペレーターが対応してくれるので、電話対応が良い会社と印象づける事ができます。

ある程度、費用がかかりますが、電話代行サービスを使うメリットを考えると会社によっては、利益アップに繋がるかもしれませんので、検討してみてください。

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